Bakker Piet

Als je naar de bakker gaat heb je een redelijk idee van wat je in de winkel zult aantreffen. Als klant heb je een bepaalde verwachting van het aanbod. Ook de bakker heeft bepaalde verwachtingen van het type klant dat de winkel zal bezoeken en waar deze klant naar op zoek is. Vraag en aanbod kunnen redelijk eenvoudig op elkaar worden afgestemd. Het is aan de bakker om een inschatting te maken van de vraag naar de verschillende producten en hier het aanbod op af te stemmen. 

Deze benadering wordt in veel verschillende omgevingen gebruikt. Als een organisatie een consultancy bedrijf benadert om een consultant in te huren heeft de organisatie bepaalde verwachtingen van het aanbod. Het consultancy bedrijf heeft bepaalde verwachtingen van het type organisatie dat het bedrijf zal benaderen en waar deze organisatie naar op zoek is. Als een organisatie een service provider benadert om een service af te nemen, heeft de organisatie bepaalde verwachtingen van het aanbod. De service provider heeft bepaalde verwachtingen van het type organisatie dat de provider zal benaderen en waar deze organisatie naar op zoek is. Het is in dit geval aan het consultancy bedrijf, de service provider, … (vul hier jouw optie in) om een inschatting te maken van de vraag naar de verschillende producten en hier het aanbod op af te stemmen.

Een elegante en praktische aanpak. Hoe beter vraag en aanbod op elkaar worden afgestemd zijn, des te meer geld er verdiend kan worden en hoe beter het voor de klant en de aanbieder is. Efficiëntie en het minimaliseren van variatie zijn de sleutel om deze aanpak te laten werken. Is dit simpele model echt zo ideaal als het lijkt?

Op een morgen, wij niet bakkers zouden het ’s nachts noemen, wordt bakker Piet wakker met een fantastisch idee. Met een glimlach van oor tot oor springt hij uit bed. Hij rekt zich uit en bedenkt zich dat hij zijn meest briljante ingevingen altijd ’s nachts heeft. Fluitend gaat hij op weg naar de bakkerij. Natuurlijk is het een gok, maar als dit werkt zou het wel eens een kaskraker kunnen worden bedenkt hij zich. Hij vertelt zijn personeel dat ze vandaag de normale productie draaien met een kleine uitzondering. Het deel van de ovencapaciteit dat normaal gebruikt wordt voor de harde meergranen bolletjes, zal vandaag gebruikt worden voor zijn nieuwe creatie. Hij heeft een recept bedacht voor wat hij ‘wegdromertjes’ noemt. Na enkele uren hard werken is het tijd om de winkel te openen. Zijn wegdromertjes zien er prachtig uit. En nog belangrijker, ze smaken heerlijk. Vol spanning wacht Piet op de eerste klant van de dag. Met groot enthousiasme laat hij de klant zijn nieuwste lekkernij proeven. De klant is enthousiast. Nog voor de middag zijn alle wegdromertjes uitverkocht. In de dagen die volgen komen er steeds meer klanten vragen om de wegdromertjes. Mensen beginnen het bericht te verspreiden via internet. Het duurt niet lang voordat de vraag zo groot is dat Piet niet alleen de ovencapaciteit van alle andere bolletjes nodig heeft voor de wegdromertjes, maar ook meerdere keren per dag nieuwe partijen bakt. Na een paar maanden vraagt John, de eerste medewerker die Piet 10 jaar geleden heeft aangenomen, een gesprek aan. John geeft aan dat hij de lol in zijn werk is verloren. De afwisseling is verdwenen en hij voelt zich meer een fabrieksmedewerker dan een bakker. Piet is teleurgesteld, maar ze maken afspraken over John’s afscheid. Toch ziet Piet ook voordelen in John’s vertrek. Hij kan nu twee nieuwe goedkope krachten inhuren in plaats van John. Met de nieuwe gestroomlijnde werkwijze is ervaring en vakmanschap minder belangrijk. Zolang er maar een ervaren iemand toeziet op het werk. Dan wordt hij benaderd door twee supermarktketens. Ze willen een samenwerking aangaan en zijn wegdromertjes in de lokale supermarkt gaan verkopen. Piet is super trots en gaat akkoord. De verkoop van de wegdromertjes gaat zo goed dat ze in het assortiment van steeds meer supermarkten worden opgenomen. Piet laat zijn bakkerij verbouwen zodat hij perfect is ingericht voor de efficiënte bereiding van zoveel mogelijk wegdromertjes. Andere producten maakt hij niet meer omdat dit ten koste zou gaan van de productie en de verkoop van de wegdromertjes. Met de groeiende verkoop – en het voorstel om de wegdromertjes landelijk te gaan verkopen – wordt al snel duidelijk dat de bakkerij niet groot genoeg is om de capaciteit aan te kunnen. Met de hulp van enkele investeerders koopt Piet een grote fabriekshal op die wordt ingericht om de wegdromertjes te maken. Bij de onderhandelingen heeft Piet een aanzienlijk aandeel in het bedrijf gekregen, maar hij is niet meer de enige eigenaar. Samen met de nieuwe eigenaren wordt besloten dat de winkel mag blijven bestaan maar een nieuwe naam krijgt. Vaste medewerkers van de bakkerij krijgen een baan aangeboden in de fabriek en van tijdelijke medewerkers wordt afscheid genomen. De fabriek is ongelooflijk. Het proces om de wegdromertjes te maken is bijna volledig geautomatiseerd. Piet is verantwoordelijk voor het productieproces. Hij zorgt ervoor dat de fabriek voortdurend op maximale capaciteit draait en er zoveel wegdromertjes worden geproduceerd als fysiek mogelijk is. Nadat de fabriek zes maanden op volledige capaciteit heeft gedraaid, vindt Piet een manier om kosten te besparen. Hij heeft het recept voor de wegdromertjes geoptimaliseerd. Met goedkopere producten, die centraal kunnen worden ingekocht, kan dezelfde smaak worden gecreëerd. Voor een optimale productie en een maximale winst is het belangrijk dat ieder wegdromertje precies dezelfde ingrediënten bevat, dezelfde smaak heeft en er hetzelfde uit ziet. 

Een jaar later is de verkoop van de wegdromertjes gestabiliseerd maar niet zo hoog als verwacht en gepland. De fabriek draait tussen de 60% en 70% van de maximale capaciteit. In de eerste paar maanden na de start van de fabriek was de productie torenhoog geweest, maar daarna was deze afgenomen en uiteindelijk gestabiliseerd. Na een negatief bericht op internet – dat de wegdromertjes vooral goedkope en onnatuurlijke ingrediënten bevatten – was de verkoop van wegdromertjes snel gekelderd en was de productie tot onder 60% van de maximale capaciteit gedaald. De marketing afdeling had een klantonderzoek voorgesteld. Uit dit onderzoek bleek dat de mensen die de wegdromertjes niet meer kochten dol waren geweest op de wegdromertjes omdat ze ambachtelijk waren gemaakt, ieder wegdromertje uniek was en de wegdromertjes natuurlijke producten bevatten. De mensen die de wegdromertjes nu nog wel kochten, deden dit vooral omdat de wegdromertjes goedkoop waren of omdat de wegdromertjes bij hun gewoontes pasten. Naar aanleiding van de uitkomsten van dit onderzoek hadden ze geprobeerd de productie verder te optimaliseren en hadden ze nieuwe reclame campagnes gelanceerd om de nieuwe doelgroep te vergroten. Dit had iets geholpen. Maar omdat de fabriek al maanden niet op de maximale capaciteit draait, willen de mede-eigenaren de fabriek verkopen. De investering is niet interessant meer. Een grote levensmiddelenproducent wil de fabriek kopen voor de productie van koekjes. Piet is gebroken. Hij heeft al zijn bezit geïnvesteerd in de fabriek. Natuurlijk heeft de fabriek het eerste deel van het jaar goed gedraaid, maar lang niet goed genoeg om de volledige investering terug te verdienen. Bovendien heeft Piet zijn hoge salaris gebruikt om van te genieten. Toen hij zijn bakkerij begon duurde het ook een aantal jaren voordat hij zijn investering had terug verdiend. En over de jaren had hij genoeg aan zijn bakkerij verdiend om zowel zijn schulden af te lossen en een beetje te kunnen genieten. Het was nooit in hem opgekomen dat dit na een jaar al over zou zijn. Als ze de fabriek nu zouden verkopen zou hij zijn werk kwijt zijn, zijn winkel kwijt zijn en schulden overhouden. Maar hij heeft niet veel te kiezen. De mede-eigenaren zijn beslissingsbevoegd. 

In mijn volgende blog zal ik bespreken waarom efficiëntie, optimalisatie en een gebrek aan variatie zo risicovol zijn in een complexe omgeving.

*Bakker Piet is een fictief persoon en wegdromertjes bestaan niet.